本文是一篇企業(yè)管理論文，本文的研究對(duì)象Z企業(yè)是一家擁有60年歷史的大中型電器制造企業(yè)，為了適應(yīng)企業(yè)的高速發(fā)展，Z企業(yè)組織實(shí)施了采購(gòu)付款業(yè)務(wù)流程整改與采購(gòu)管理信息化平臺(tái)建設(shè)。

1 緒論

1.1 研究背景

為了滿足企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的需要，采購(gòu)部門(mén)會(huì)按照業(yè)務(wù)部門(mén)的需要采購(gòu)各類(lèi)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用物料，采購(gòu)業(yè)務(wù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)順利進(jìn)行的重要保障。采購(gòu)活動(dòng)的開(kāi)展，伴隨著企業(yè)負(fù)債的形成和經(jīng)濟(jì)利益的流出，即付款業(yè)務(wù)，因而，采購(gòu)業(yè)務(wù)也被稱(chēng)為采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)，采購(gòu)和付款是不可分割的業(yè)務(wù)流程。

我國(guó)《內(nèi)部會(huì)計(jì)準(zhǔn)則--基本規(guī)范》指出：各單位應(yīng)當(dāng)合理設(shè)置采購(gòu)業(yè)務(wù)的部門(mén)和崗位，加強(qiáng)對(duì)審批、采購(gòu)、定價(jià)、驗(yàn)收、結(jié)算等環(huán)節(jié)的控制，完善采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)制度，彌補(bǔ)采購(gòu)環(huán)節(jié)短板，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

采購(gòu)業(yè)務(wù)作為企業(yè)開(kāi)展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基礎(chǔ)，不僅是企業(yè)進(jìn)行產(chǎn)品生產(chǎn)和產(chǎn)品銷(xiāo)售的前提，是企業(yè)“實(shí)物流”的關(guān)鍵構(gòu)成，也直接影響到企業(yè)的成本，對(duì)銷(xiāo)售價(jià)格有較大影響，與企業(yè)的“資金流”息息相關(guān)，直接決定著公司未來(lái)的現(xiàn)金流。因而，這一業(yè)務(wù)活動(dòng)從產(chǎn)生以來(lái)就倍受關(guān)注。

采購(gòu)物料的質(zhì)量、價(jià)格、供應(yīng)商的管理、合同的簽署、物資的配送和驗(yàn)收等都在極大程度上影響著企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。雖然采購(gòu)業(yè)務(wù)的流程不是很復(fù)雜，但潛藏著的風(fēng)險(xiǎn)不少，特別是在競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境日益復(fù)雜的今天，健全采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控制度，強(qiáng)化預(yù)算、請(qǐng)購(gòu)、合同簽署、驗(yàn)收、結(jié)算等環(huán)節(jié)的內(nèi)控程序，對(duì)于在我國(guó)實(shí)體經(jīng)濟(jì)中占主導(dǎo)地位的制造業(yè)，其重要性不容小覷。

加強(qiáng)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，是為嚴(yán)格采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范采購(gòu)程序，預(yù)防采購(gòu)活動(dòng)中可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，在不影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的情況下，削減企業(yè)采購(gòu)成本。同樣，降低采購(gòu)成本也是大中型制造企業(yè)Z企業(yè)開(kāi)展采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度建設(shè)的重要目標(biāo)之一。采購(gòu)業(yè)務(wù)作為制造企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的起點(diǎn)，對(duì)企業(yè)的生存和經(jīng)營(yíng)具有重要意義，采購(gòu)的價(jià)格、采購(gòu)的質(zhì)量和采購(gòu)的效率直接影響Z企業(yè)的管理能力和利潤(rùn)水平。

1.2 研究目的與意義

1.2.1 研究目的

開(kāi)展《Z制造企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化研究》，建立在內(nèi)部控制理論和采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)相關(guān)理論的基礎(chǔ)之上。通過(guò)對(duì)Z制造企業(yè)具體的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的程序、運(yùn)行狀況以及存在缺陷進(jìn)行剖析，明確Z企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度改進(jìn)的重點(diǎn)，有針對(duì)性地提出建設(shè)性建議，探尋一條既符合內(nèi)部控制發(fā)展規(guī)律、又符合Z企業(yè)實(shí)際的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制發(fā)展途徑，為促進(jìn)Z企業(yè)健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供一定的理論支撐和決策建議。

1.2.1 研究意義

本文在Z企業(yè)采購(gòu)管理信息化平臺(tái)的基礎(chǔ)之上，對(duì)Z企業(yè)采購(gòu)付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制程序和運(yùn)行狀況進(jìn)行了研究。采用實(shí)地調(diào)研、訪談?wù){(diào)查、對(duì)比分析等方法，對(duì)Z企業(yè)采購(gòu)付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，總結(jié)了Z企業(yè)在內(nèi)部控制活動(dòng)、信息溝通和風(fēng)險(xiǎn)管理方面的現(xiàn)狀。同時(shí)，發(fā)現(xiàn)Z企業(yè)在使用采購(gòu)管理信息平臺(tái)過(guò)程中存在的企業(yè)環(huán)境不符合內(nèi)部控制要求、內(nèi)部監(jiān)督落實(shí)不到位、采購(gòu)人員素質(zhì)有待提高、企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制缺失等問(wèn)題。聚焦Z企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)施過(guò)程中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和潛在的風(fēng)險(xiǎn)，提出了一些優(yōu)化建議，能夠幫助Z企業(yè)更好地完善采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)，也能給電器制造業(yè)的其他企業(yè)提供一定的參考。

2 文獻(xiàn)綜述和理論基礎(chǔ)

2.1 文獻(xiàn)綜述

2.1.1 關(guān)于內(nèi)部控制的研究

（1）國(guó)外關(guān)于內(nèi)部控制的研究

20世紀(jì) 90 年代，全美反舞弊性財(cái)務(wù)報(bào)告委員會(huì)（COSO）經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)期的研究，頒發(fā)了有關(guān)內(nèi)部控制的研究報(bào)告。在這份融匯了眾多專(zhuān)家思想精華的研究報(bào)告中，該委員會(huì)最終定義內(nèi)部控制為“在提高經(jīng)營(yíng)效果、增強(qiáng)財(cái)務(wù)報(bào)告真實(shí)性的思路引領(lǐng)下，企業(yè)內(nèi)部主要管理層所進(jìn)行的一項(xiàng)具體的企業(yè)管理工作?！痹诖嘶A(chǔ)之上，各個(gè)國(guó)家開(kāi)始對(duì)內(nèi)部控制展開(kāi)了深入而又專(zhuān)業(yè)的研究，該報(bào)告發(fā)布 3 年后，加拿大的 COCO委員會(huì)也發(fā)布了一個(gè)版本的控制報(bào)告，進(jìn)一步定義了內(nèi)部控制，認(rèn)為其是企業(yè)要素的集合。所謂企業(yè)要素，內(nèi)涵眾多，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展戰(zhàn)略所需要消耗和花費(fèi)的一切要素。進(jìn)入21世紀(jì)后，由于市場(chǎng)形式和企業(yè)自身發(fā)展都發(fā)生了不小的變化，COSO委員會(huì)在20世紀(jì)90 年代初期發(fā)布的那版有關(guān)內(nèi)部控制研究報(bào)告的基礎(chǔ)之上，對(duì)內(nèi)部控制的內(nèi)涵進(jìn)行深入拓展，從風(fēng)險(xiǎn)管理的角度探討風(fēng)險(xiǎn)與內(nèi)部控制的關(guān)系，并且在探討之后，發(fā)布了《企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理》。

Kopp(2005)從企業(yè)個(gè)體角度出發(fā)，聚焦企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)和內(nèi)控實(shí)施的關(guān)系，在經(jīng)過(guò)了具體的實(shí)踐研究觀察后，他得出結(jié)論：由于企業(yè)之間有自身的特點(diǎn)，因而要想發(fā)揮內(nèi)控作用，需要結(jié)合組織結(jié)構(gòu)自身的特點(diǎn)來(lái)貼身打造企業(yè)個(gè)體化的內(nèi)部控制制度體系。Sutton(2006)從制度執(zhí)行的角度進(jìn)行了相關(guān)研究。他認(rèn)為，企業(yè)建立內(nèi)控理論制度體系后還應(yīng)當(dāng)重視該制度的執(zhí)行，在他的研究中，內(nèi)控制度的執(zhí)行主體有企業(yè)高級(jí)管理層人員，但更需要依賴(lài)廣大基層員工的參與。Jacqueline(2008)結(jié)合當(dāng)時(shí)薩班斯法案頒布背景，重點(diǎn)分析了存在于企業(yè)內(nèi)部控制中的一些不足之處，包括內(nèi)控制度本身的不足和內(nèi)控執(zhí)行的不足，最終提出的對(duì)策是企業(yè)需要披露準(zhǔn)確的信息來(lái)使得外界積極參與，通過(guò)外界監(jiān)督協(xié)助內(nèi)控實(shí)施。Annukka(2014)通過(guò)構(gòu)建方程和有效性因子運(yùn)算的方式，分析了主要影響企業(yè)內(nèi)部控制的因子，在此基礎(chǔ)上，他又提出，企業(yè)的內(nèi)控應(yīng)當(dāng)緊隨競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略。

2.2 相關(guān)理論界定

2.2.1內(nèi)部控制概念

內(nèi)部控制是指為保護(hù)公司經(jīng)濟(jì)資源安全而采取的各種控制活動(dòng)。COSO委員會(huì)對(duì)此進(jìn)行了明確的定義，提出內(nèi)部控制的本質(zhì)是企業(yè)為了保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和經(jīng)營(yíng)成果真實(shí)性與可靠性，并遵守相應(yīng)的法律法規(guī)而實(shí)施的一個(gè)管理過(guò)程。在該組織發(fā)布的報(bào)告中還指出，內(nèi)部控制在操作、信息和規(guī)范方面有三大目標(biāo)，這些目標(biāo)體現(xiàn)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的結(jié)果、財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)的真實(shí)性和法律法規(guī)的合規(guī)性。參考COSO委員會(huì)對(duì)內(nèi)部控制的定義編寫(xiě)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，對(duì)內(nèi)部控制的理解和定義也是在前人的基礎(chǔ)上進(jìn)行，不同之處在于，在COSO規(guī)定的三大目標(biāo)的基礎(chǔ)上，規(guī)范還指出，內(nèi)部控制還應(yīng)確保內(nèi)部資產(chǎn)安全，幫助達(dá)成企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。

2.2.2內(nèi)部控制要素

內(nèi)部控制要素是企業(yè)執(zhí)行內(nèi)部控制的必要元素，影響著企業(yè)內(nèi)部控制的措施和規(guī)范。依照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)際內(nèi)部控制的建立和貫徹應(yīng)涵蓋五個(gè)基本元素：內(nèi)部環(huán)境、控制活動(dòng)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息溝通和監(jiān)督。

（1）內(nèi)部環(huán)境

內(nèi)部環(huán)境是內(nèi)部控制所有其余要素的先行條件，是公司內(nèi)部一個(gè)相對(duì)較大的概念。深入分析內(nèi)部環(huán)境的構(gòu)成，可將其分為內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)管理理念、內(nèi)部職責(zé)分工、內(nèi)部倫理參照和制度結(jié)構(gòu)

（2）控制活動(dòng)

控制活動(dòng)的概念是指在確保實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過(guò)采取管理措施，解除潛在風(fēng)險(xiǎn)與威脅而實(shí)施的一系列措施和方法?？刂苹顒?dòng)中使用的具體方法也是比較多樣，包括直接管理、內(nèi)部監(jiān)督檢查、職權(quán)分離等。

3 Z制造企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀 ......................... 13

3.1 Z制造企業(yè)概況 ................................. 13

3.1.1 Z制造企業(yè)背景及組織架構(gòu) ............................ 13

3.1.2 Z制造企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)及職能分工 ............................. 14

4 Z制造企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在問(wèn)題及成因剖析 ....................... 28

4.1 Z制造企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制分析 ............................. 28

4.1.1分析工具 ....................................... 28

4.1.2 Z制造企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制分析.............................. 28

5 Z制造企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的優(yōu)化建議 .................................. 37

5.1 加強(qiáng)內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè) ................................ 37

5.1.1 管理層要重視內(nèi)控管理 ....................... 37

5.1.2 健全采購(gòu)人員績(jī)效考核和激勵(lì)機(jī)制 .......................... 37

5 Z制造企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的優(yōu)化建議

5.1 加強(qiáng)內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)

采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)缺少控制環(huán)境、管理層引導(dǎo)、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、員工配合就難以發(fā)揮最大作用，而所有這些必要條件發(fā)揮作用，都不能缺少內(nèi)部控制環(huán)境這一先行條件。因此，Z企業(yè)開(kāi)展采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)首先必須重視內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)，這樣才便于降低風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)成內(nèi)部控制目標(biāo)。

5.1.1 管理層要重視內(nèi)控管理

一方面Z企業(yè)需要建立健全符合企業(yè)實(shí)際情況的內(nèi)部控制制度，在健全內(nèi)部控制制度時(shí)，要有完整的內(nèi)部控制方案設(shè)計(jì)、內(nèi)控目標(biāo)、原則和程序，在這基礎(chǔ)之上，完善公司各崗位的工作職責(zé)與權(quán)限，另一方面公司的任何管理制度都是公司管理者群體意志的體現(xiàn)，完善內(nèi)部控制建設(shè)，必須要有管理層的支持和重視、管理層要有全面風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。COSO報(bào)告尤其重視“人”在內(nèi)部控制中重要意義。Z企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立一套適合公司發(fā)展的人力資源制度，管理層應(yīng)注重對(duì)員工的培訓(xùn)，包括：技能培訓(xùn)、制度培訓(xùn)，并且企業(yè)日常管理中要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)控制度的培訓(xùn)，從上向下形成重視內(nèi)控的氛圍。

5.1.2 健全采購(gòu)人員績(jī)效考核和激勵(lì)機(jī)制

監(jiān)督采購(gòu)人員在業(yè)務(wù)實(shí)施過(guò)程中的表現(xiàn)，以及對(duì)其是否實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)目標(biāo)進(jìn)行監(jiān)督也是一種績(jī)效考核方式?？?jī)效考評(píng)首先要對(duì)考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施科學(xué)、專(zhuān)業(yè)分類(lèi)，不同的考評(píng)規(guī)則要依照企業(yè)運(yùn)營(yíng)的實(shí)際狀況及其在采購(gòu)業(yè)務(wù)中的重要性劃分不同的比重。建立一套可以全方位考評(píng)采購(gòu)人員的績(jī)效考評(píng)體系，把考評(píng)結(jié)果與獎(jiǎng)罰措施進(jìn)行掛鉤，發(fā)揮正反兩方面的激勵(lì)效果，可以最終幫助員工提高積極性。加強(qiáng)責(zé)任監(jiān)督，提升內(nèi)部控制有效作用。參照Z(yǔ)企業(yè)采購(gòu)付款業(yè)務(wù)的實(shí)際狀況，首先考慮制定部門(mén)級(jí)主要績(jī)效考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，再將部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)細(xì)分到具體負(fù)責(zé)人，然后明確個(gè)人考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)。在考核過(guò)程中，劃分采購(gòu)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系與個(gè)人工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系，詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)定量或者定性劃入不同等級(jí)。

6 結(jié)論與展望

6.1 結(jié)論

本文基于Z企業(yè)的采購(gòu)管理信息化平臺(tái)，對(duì)該公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制程序與運(yùn)作情況進(jìn)行了研究。Z企業(yè)通過(guò)信息平臺(tái)開(kāi)展采購(gòu)付款業(yè)務(wù)，使采購(gòu)付款業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范、高效，內(nèi)控活動(dòng)更加有效，采購(gòu)相關(guān)部門(mén)之間的溝通得到加強(qiáng)，風(fēng)險(xiǎn)管理能力得到提高，便于企業(yè)規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于制造業(yè)，原材料采購(gòu)關(guān)系到企業(yè)的盈利水平，Z企業(yè)采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)程序的優(yōu)化，對(duì)于行業(yè)內(nèi)其他存在采購(gòu)效率低、內(nèi)部控制執(zhí)行不到位的企業(yè)具有參考意義。

一是做好采購(gòu)付款業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作。為適應(yīng)企業(yè)的快速發(fā)展，Z企業(yè)實(shí)施了采購(gòu)付款業(yè)務(wù)流程的整改，專(zhuān)門(mén)引進(jìn)了采購(gòu)管理信息平臺(tái)。改變?cè)瓉?lái)繁瑣且效率不高的采購(gòu)工作流程，建立新的標(biāo)準(zhǔn)化流程，根據(jù)不同的產(chǎn)品將采購(gòu)業(yè)務(wù)劃分為不同的類(lèi)型，將流程制度化規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)的有效協(xié)同。

二是不相容崗位必須職責(zé)分離。Z企業(yè)明確了不同采購(gòu)支持部門(mén)的工作職責(zé)和權(quán)限范圍，賦予不同業(yè)務(wù)人員不同操作權(quán)限。對(duì)操作過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，在采購(gòu)系統(tǒng)中設(shè)置操作日志記錄，對(duì)非正常的交易或異常數(shù)據(jù)開(kāi)啟預(yù)警功能和進(jìn)行自動(dòng)上報(bào)，避免越權(quán)操作和違規(guī)操作。同時(shí)，采購(gòu)管理系統(tǒng)的自動(dòng)化信息，能夠在滿足流程要求的前提下，自動(dòng)觸發(fā)合規(guī)性審批及時(shí)傳遞信息，保證了采購(gòu)過(guò)程的高效、保密、準(zhǔn)確、安全。采購(gòu)系統(tǒng)還避免了崗位職責(zé)不分離、挪用公款、賬實(shí)不符等管控風(fēng)險(xiǎn)，降低了財(cái)務(wù)人員和采購(gòu)人員因人為因素造成的欺詐風(fēng)險(xiǎn)和出錯(cuò)概率。

參考文獻(xiàn)（略）